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学术报告厅使用管理办法
2021-11-12 14:37     (点击: )

学术报告厅是学院举办大型会议、学术报告、专题讲座等重要学术活动或重要会议的场所。为加强管理,明确职责,确保运转正常,更好地为广大师生服务,制定本管理办法。

一、报告厅的用途

1.召开较高层次和级别的学术会议、讲座;

2.举办各类报告会、工作会议;

3.进行学科、专业教学实践、观摩;

4.举办学校文艺演出和学生竞赛活动;

5.经学校校级领导批准的其他活动。

二、报告厅的管理

1.报告厅由学校网络管理中心负责日常管理,并做好设备的日常维护工作。

2.报告厅的使用安排遵循院级会议及活动优先的原则。如无重大会议及活动安排,则按照申请时间顺序安排使用报告厅,网络管理中心进行统筹和调整。

3.邀请校外人士来我校报告厅举行的报告、讲座、论坛,须由组织者依照《中共河南护理职业学院委员会关于加强各级学术讲座和报告会管理的通知》(豫护院党[2017]30号)提起审批。 

4.网络管理中心在使用前要调试好音响、灯光及多媒体设备。学院各部门在使用前要安排会议组织人员与网络管理中心对接,并准备好会议需要的音乐、会议背景等。根据会议规模不同,活动组织方需提前进行会场布置。

5.活动组织方负责组织职工及学生进场和退场的疏通并在会场内进行组织和管理,尤其做好安全防范工作。会议结束后,要认真检查、清理场地,关闭电源,确保室内安全。

6.网络管理中心管理人员应对每次使用情况进行登记,如有问题及时上报。室内设施在会议期间如遭人为损坏,由使用部门或个人负责赔偿,同时限制其本学期内再次使用。

7.校外单位使用报告厅须经网络管理中心主管院长批准后方可使用。

三、报告厅的使用报批程序

1.报告厅的日常使用,通过企业微信公共资源预约小程序进行(操作步骤附后)。

2.活动组织者应提前一个工作日进行场地预约;重大会议或对会场环境及设备有特定要求的,须提前一周预约。如果学校临时有紧急会议需使用报告厅,经网络管理中心分管院领导批准,立即启用。

3.网络管理中心根据学院大型会议、活动安排情况和各部门申请时间先后顺序,向主管院领导汇报后,及时在公共资源预约小程序审核,并做好使用前的各项准备工作。

四、报告厅的使用要求

1.按照“谁使用,谁负责”的原则,使用部门须安排专人做好会务服务及保障工作。

2.使用部门必须遵守报告厅使用管理制度,听从管理人员安排,确保人员和设备安全。如发现使用单位不能遵守本规定,经劝阻无效的,将停止其继续使用。

3.使用部门和与会人员要自觉维护报告厅环境卫生,爱护报告厅公用设施,不得在室内进餐、吸烟,严禁随地吐痰、乱丢杂物,不得随处粘贴、乱涂乱画。未经允许,不得擅自将室内物品移作他用。

4.使用结束,相关管理人员负责对设备进行验收。使用部门负责将所用设施还原,确保会场恢复原样,如涉及人为损坏设施等问题,使用单位须按价赔偿。

5.未经报告厅管理部门同意,任何单位或个人不得在报告厅内随意悬挂或张贴会标、标语,不得随意变动室内设施的摆放格局。

附件:报告厅预约流程说明

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